Rapat Yang Efektif dan Efisien


Dalam sebuah lembaga yang berisi beberapa orang, sudah barang tentu ada rapat. Terkadang seminggu sekali, bahkan bisa berkali-kali dalam seminggu. Tak terkecuali di Ma’had tempat sang pemuda mengabdi. Malam ini rapat kerja yang di-pending sebulan lalu dilanjutkan. Acara dimulai sekitar pukul 19.45 usai sholat Isya’. Agenda malam ini adalah pembahasan program kerja bagian keamanan dan OSIMA.

.
Langsung saja penanggung jawab bagian keamanan ma’had maju ke depan untuk memaparkan program kerja tahun ini. Beberapa poin penting tetap ada, dengan tambahan beberapa program yang dirasa perlu untuk dilaksanakan guna perbaikan sistem dan kebaikan bersama. Meski pada beberapa pembahasan ada perdebatan panjang yang berujung kembali pada kebijakan awal, hal itu tetap perlu. Sebab kita rapat tidak sendiri, terlebih rapat kerja yang diikuti oleh keseluruhan orang yang bekerja di satu lembaga tersebut, tentunya butuh waktu yang tidak sebentar. Sedikit banyak hal ini mengusik kenyamanan sang pemuda sebab rapat mala mini berakhir hampir tengah malam. Ia punya usulan untuk rapat-rapat selanjutnya agar berjalan lebih baik. Rapat dapat berjalan efektif alias membawa dampak positif, tepat sasaran serta efisien artinya tidak membuang-buang banyak waktu.
.
Untuk mempersingkat waktu, ada pemahaman awal sebelum pembahasan dalam ruang rapat mengenai apa yang akan dibahas sehingga dapat dipersiapkan hal apa saja yang akan disampaikan, dikritisi, diberi masukan dan solusi. Hal inilah yang pada banyak organisasi yang belum dapat dilaksanakan. Kebanyakan organisasi mengadakan rapat sebagai agenda rutin, tanpa persiapan dan peserta rapat baru tahu apa yang akan dibahas ketika rapat dimulai. Untuk rapat koordinasi per bagian, hendaknya setiap bagian telah menyiapkan laporan bagiannya masing-masing dengan penekanan pada hal-hal yang perlu dicari solusinya bersama-sama. Dengan begitu, rapat akan hidup dan berjalan dengan efisien, tidak membuang banyak waktu. Sang pemuda berharap semoga pada rapat-rapat selanjutnya dapat diterapkan terobosan barunya.
.   

@muhamin25 | #day21 #dailywritingchallenge #200717

Komentar